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Das richtige Zeitmanagement

In über 80% der Krankenhäuser und Kliniken in Deutschland herrscht zurzeit Personalmangel. Logisch, dass der Arbeitsalltag von Ärzten und Pflegekräften da vollgepackt ist. Es ist immer etwas zu erledigen, manchmal sogar mehrere Sachen gleichzeitig.

Ich kenne Kollegen, die sich anfangs mit dem Haufen Arbeit ziemlich schwer getan haben. Ein junger Arzt, der gerade neu bei uns auf der Station angefangen hatte, bat mich diesbezüglich mal um Rat. Er sagte zu mir: „Es gibt hier immer so viele Sachen, die ich gerade erledigen muss. Dabei renne ich ständig von einem Ort zum nächsten und schaffe es trotzdem kaum, alle Aufgaben zu bewältigen. Wie machst Du das denn?“.
Ich muss zugeben, dass ich zu Beginn das gleiche Problem hatte wie unser lieber Kollege. Allerdings habe ich mit den Jahren gelernt, mit diesem Zeitdruck umzugehen. Es kommt nämlich darauf an, ein gutes Zeitmanagement zu haben. Ein Arzt mit Organisationstalent spart sehr viel Zeit und Mühe!

Den Tagesablauf richtig organisieren

Bevor Du für einen geregelten Arbeitsablauf sorgst, muss zunächst einmal Ordnung in Deinem Kopf herrschen.

Verschaffe Dir einen Überblick darüber, was Du an einem Tag zu erledigen hast. Du hast sicherlich schon ein Verständnis dafür entwickelt, welche Routineaufgaben für einen Arzt täglich anstehen, z.B. Blutabnahmen, Visiten, Besprechungen, das Anfordern von Konsilen und und und.

Um einen guten Überblick über Deine Aufgaben und Tätigkeiten zu bekommen, mache ich mir immer eine „To-Do-Liste“. Dort notierst Du Dir neben den Routinetätigkeiten auch Aufgaben, die nur an diesem Tag anstehen, wie z.B. besondere Telefonate.
Aber Vorsicht bei den Zeitplänen! Packe Deinen Tag nicht zu voll mit Dingen. Im Krankenhaus kann es oft sehr chaotisch zugehen und es können viele Zeitfresser auftreten, für die Du nicht selber verantwortlich bist, gegen die Du allerdings auch nichts unternehmen kannst. Dies alles musst Du mit einplanen.
Überlege Dir also erst einmal, welche Aufgaben besonders wichtig sind oder an genau diesem Tag erledigt werden sollen. Diese nimmst Du Dir dann auch vor. Wenn Du immer noch genug Zeit am Ende des Tages übrig hast, kannst Du Dich ja dann den weniger dringenden Sachen widmen. So kommst Du auch nicht durcheinander in Deinem Tagesablauf, falls ein Notfall eintreten sollte.
Übrigens, wenn Du wissen möchtest, wie genau der Tagesablauf auf speziellen Stationen aussieht, dann schau doch in den Artikel "Deine erste Notaufnahme", "Deine erste Intensivstation" und "Der erste Dienst"

Wie spart man Zeit?

Die Zeit, die einem als Arzt zur Verfügung steht, ist so gut wie immer knapp. Daher ist es besonders wichtig, diese auch richtig zu nutzen.

Koordination

Manchmal kann es auf der Station zu Missverständnissen mit den Pflegekräften oder Kollegen kommen. Vor einigen Jahren ist es mir mal passiert, dass ich ein Konsil angefordert hatte für einen Patienten, der in der Neurologie weiter behandelt werden sollte. Es handelte sich um einen relativ dringenden Fall. Da ich wusste, dass die Kollegen in der Neurologie immer sehr schnell und zuverlässig waren, überließ ich ihnen also in aller Ruhe den Patienten. Nach einigen Tagen erfuhr ich, dass dieser Patient immer noch nicht behandelt worden war. Was war passiert? Was ich nicht wusste war, dass die neurologische Abteilung zu dieser Zeit einen Patientenüberschuss hatte und somit allerhand zu tun. Da ich nicht vorher angerufen hatte um auf die Dringlichkeit der Behandlung meines Patienten hinzuweisen, wurde dieser erst einmal liegen gelassen. Solche Missverständnisse beanspruchen viel Zeit, denn sie bringen mit sich, dass das Missverständnis gelöst und die Aufgabe von neu angegangen werden muss. Um so etwas zu vermeiden ist es besonders wichtig, dass Du Dich im Vorfeld immer mit den Kollegen absprichst. Weitere Tipps hierzu findest Du in dem Artikel "Die Arbeit gut koordiniert".

Eine andere Methode, mit der Du gut Zeit sparen kannst, besteht darin, dass Du lernst, Routinetätigkeiten effizient zu erledigen. Schau Dir dazu zunächst einmal an, wie Du die Alltagsaufgaben bewältigst und wo möglicherweise kleine Zeitfresser lauern.

So kann es zum Beispiel sein, dass man mal bei Telefonaten trödelt und sich zu lange in irrelevanten Gesprächsthemen verliert. Damit erntest Du zwar Sympathiepunkte beim Gesprächspartner, verlierst aber auch viel wertvolle Zeit. Du solltest Dich immer auf das Wesentliche beschränken, so kommst Du auch schneller voran. Sympathisch kann man dabei ja immer noch sein!

Sorgen
Hat da jemand an der Uhr gedreht?

Und hier noch ein Tipp, den ich Dir geben kann: Erledige ähnliche Aufgaben am Stück. Versuche, alle anstehenden Arbeiten in Deiner To-Do-Liste zu gruppieren. Mögliche Kategorien sind beispielsweise „Telefon“, „Chefarzt“, oder „Computer“. Wenn die Aufgaben nach Ähnlichkeit geordnet sind, erledigst Du sie auch zum passenden Zeitpunkt und springst nicht zwischen unterschiedlichen Aufgaben hin und her. Wenn Du zum Beispiel gerade ein Telefonat führst, kannst Du gleich danach alle sonst noch anstehenden Telefonate erledigen.

Sprich Dich mit deinen Kollegen ab!

Wenn auf der Station wieder einmal richtig viel los ist, ist die richtige Teamarbeit gefragt! Ich habe Dir ja bereits in dem Artikel "Deine erste Notaufnahme" erklärt, wie nützlich es sein kann, Arbeitsabläufe mit den Kollegen und den Pflegekräften zu organisieren. Und das gilt nicht nur für die Notaufnahme, sondern auch für die periphere Station.

Wenn also die Zeit drängt, solltest Du schauen, was nur Du machen kannst und ob eine Kollegin oder eine Kollege eine bestimmte Aufgabe nicht mitunter besser oder schneller erledigen kann. Es ist zum Beispiel ratsam, einen Verbandswechsel demjenigen Arzt anzuvertrauen, der schon bei der OP dabei war und sich somit besser mit dem Patienten auskennt. Auch die Pflegekräfte können Sachen übernehmen, die sonst meistens Du erledigst. Es ist kein Problem und in manchen Kliniken sogar Alltag, dass die Schwestern sich um die Blutabnahmen und Verbandswechsel kümmern. So hast du Zeit für die Dinge, die nur ein Arzt erledigen kann. Solltest Du dann aber auch selber mal Zeit haben und andere Kollegen oder Pflegekräfte sind schwer beschäftigt, dann schau, ob Du helfen und vielleicht einen Teil ihrer Aufgaben erledigen kannst. Schließlich seit Ihr ein Team und das beruht schließlich auf gegenseitiger Hilfe!

Bau Dir Puffer mit ein!

Ich habe Dir ja eben schon zu den Zeitplänen erklärt, dass es wichtig ist, freie Lücken in Deinen Plan mit einzubauen. Dies solltest Du tun um Zeit für unerwartete Dinge zu haben. Im Krankenhaus können viele plötzliche Aufgaben eintreffen, die Zeit rauben, und die Du leider nicht beeinflussen kannst. So kann es beispielsweise passieren, dass an einem Tag sehr viele Notfälle eintreffen, oder dass der Chefarzt 20 Minuten zu spät zur Besprechung kommt. Wenn Du dies von vornherein bedenkst, gerätst Du auch nicht in Zeitnot.
Ein weiterer Grund, warum Du solche Puffer einplanen solltest ist, dass diese auch für Deine Erholung gedacht sind. Ja, man hat sehr viel zu tun. Trotzdem sollte man sich immer mal wieder die ein oder andere Pause gönnen. So vermeidest Du nämlich, dass Du Dich vom ganzen Stress überarbeitest und kannst außerdem wieder mit voller Energie an die Arbeit gehen. Wenn Du erholt bist, wirst Du auch merken, dass Du Deine Aufgaben schneller und effizienter bewältigen kannst.

Die ALPEN-Methode

Zum Schluss möchte ich Dir noch eine Methode vorstellen, die Dir vielleicht dabei helfen kann, ein gutes Zeitmanagement zu entwickeln. Sie setzt voraus, dass Du jeden Tag einige Minuten Zeit investierst um Dir einen Tagesplan zusammenzustellen. Dieser Plan muss folgende Punkte enthalten:

Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren Länge der Tätigkeit schätzen Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einplanen Entscheidungen über Prioritäten treffen Nachkontrolle

Die Einhaltung dieses Plans soll gewährleisten, dass die Aufgaben und Erledigungen eines Tages so effizient und zeitsparend wie möglich erfüllt werden. Du kannst ja mal ausprobieren, ob solche Tagespläne für Dich in Frage kommen. Vielleicht reicht es ja auch aus, einige Tage in Folge so einen Plan zu verfassen, bis man eine Routine entwickelt und das richtige Zeitmanagement schon mental übernommen hat.

Viel Erfolg beim Organisieren wünscht Dir

Dein Dr. Felix Findig